Al terminar esta guía, sabrás exactamente qué campos tiene que llevar cada factura que emites como autónomo en España para ser válida ante Hacienda. Sin sorpresas en una inspección, sin rechazos de tus clientes, y sin perder tiempo buscando qué va en cada línea.
Emitir una factura completa lleva menos de 5 minutos cuando tienes el proceso claro. El problema no es el tiempo — es saber qué información es obligatoria y por qué.
Lo que necesitas
- Tu número de NIF/CIF: el tuyo y el de tu cliente. Sin él, la factura no es válida.
- Alta en el Censo de Empresarios (modelo 036 o 037): debes estar dado de alta como autónomo antes de emitir tu primera factura. Si aún no lo estás, esto va antes.
- Conocer tu epígrafe de IAE: determina el tipo de actividad y puede afectar al tipo de IVA aplicable.
- Acceso a tu software de facturación o a una plantilla: te enseñamos los campos en abstracto, pero al final del artículo verás cómo Holded y Anfix lo hacen automáticamente.
- Nivel técnico necesario: ninguno. Si sabes rellenar un formulario, puedes hacer esto.
Pasos
Paso 1: 📋 Pon los datos de emisor y receptor
Qué hacer: En la cabecera de la factura, incluye dos bloques de datos bien diferenciados.
Tus datos como emisor:
- Nombre completo o razón social
- NIF
- Dirección fiscal completa (calle, número, municipio, código postal, provincia)
Datos de tu cliente (receptor):
- Nombre completo o razón social
- NIF/CIF
- Dirección fiscal
Por qué: Hacienda exige identificar perfectamente a las dos partes. Si el NIF del cliente está mal o falta su dirección fiscal, la factura no es deducible para él — y eso genera conflictos.
Qué verás: Dos bloques en la parte superior de la factura, claramente separados. En Holded y Anfix, estos datos se rellenan automáticamente desde la ficha del cliente una vez que lo tienes guardado.
Paso 2: 🔢 Asigna un número de factura único y correlativo
Qué hacer: Cada factura necesita un número que la identifique de forma única. La numeración debe ser correlativa y sin saltos dentro del mismo año.
El formato más habitual es: YYYY-NNN → por ejemplo, 2026-001, 2026-002, 2026-003.
También puedes usar prefijos por serie si facturas a distintos tipos de clientes: A-2026-001 para clientes nacionales, E-2026-001 para clientes europeos.
Por qué: Si tienes un salto en la numeración (pasas de la 2026-003 a la 2026-005 sin la 004), Hacienda puede interpretarlo como una factura omitida en tu declaración.
Qué verás: Un campo de número de factura que el software rellena automáticamente siguiendo la secuencia. En ambas herramientas puedes configurar el formato de numeración desde los ajustes de la empresa.
Ojo con los duplicados: Si alguna vez anulas una factura, no reutilices ese número. Emite una factura rectificativa con su propio número correlativo y referencia a la original. Dejar huecos en la numeración es preferible a reutilizar números.
Paso 3: 📅 Incluye las fechas correctas
Qué hacer: Añade siempre dos fechas diferenciadas si no coinciden:
- Fecha de emisión: cuando emites la factura.
- Fecha de operación: cuando se realizó el servicio o entrega. Si es el mismo día que la emisión, no es obligatorio repetirla, pero conviene incluirla.
Por qué: La fecha de operación determina en qué trimestre se imputa el IVA. Si terminas un trabajo el 28 de marzo pero emites la factura el 3 de abril, el IVA corresponde al primer trimestre, no al segundo.
Qué verás: Dos campos de fecha separados. En muchos casos, la herramienta te pregunta la fecha de prestación del servicio al crear la factura.
Paso 4: 💶 Detalla los conceptos facturados
Qué hacer: La descripción de lo que estás facturando no puede ser vaga. Incluye para cada línea:
- Descripción del servicio o producto: concreta y comprensible. Nada de
"Servicios varios". - Cantidad: número de unidades, horas, o días.
- Precio unitario: el precio antes de impuestos.
- Importe total de la línea (cantidad × precio unitario).
Un ejemplo correcto:
| Concepto | Cantidad | Precio unitario | Total |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo corporativo | 1 | 850,00 € | 850,00 € |
| Revisiones adicionales (3 rondas) | 3 | 75,00 € | 225,00 € |
Por qué: Una descripción vaga puede hacer que la factura no sea deducible para tu cliente. Además, si alguna vez tienes una discrepancia con el cliente sobre lo entregado, la factura es tu respaldo documental.
Qué verás: Una tabla de líneas de factura donde añades tantos conceptos como necesites. Tanto Holded como Anfix calculan automáticamente los totales.
Paso 5: 🧾 Aplica el IVA correcto
Qué hacer: El tipo de IVA depende de tu actividad. Los más habituales para autónomos de servicios en España:
- 21 %: tipo general — servicios profesionales, consultoría, marketing, IT, diseño.
- 10 %: tipo reducido — determinados servicios de hostelería, transporte de personas, obras de rehabilitación de vivienda.
- 4 %: tipo superreducido — libros, medicamentos, alimentos básicos.
- 0 % (exento): servicios médicos, educación reglada, servicios financieros. Si tu actividad está exenta, debes indicarlo expresamente en la factura con la referencia legal:
"Operación exenta de IVA según artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA".
En la mayoría de actividades de servicios, el tipo es 21 %.
Por qué: Aplicar un tipo incorrecto obliga a emitir una factura rectificativa y puede generar recargos en la declaración del IVA.
Qué verás: Un desplegable o campo de tipo impositivo en cada línea. Puedes configurar el tipo por defecto en los ajustes del producto/servicio para no tener que cambiarlo manualmente cada vez.
Si tienes dudas sobre tu tipo de IVA: consulta el buscador de actividades del Portal del IVA de la AEAT (aeat.es). El epígrafe de IAE con el que diste de alta tu actividad es el punto de partida para determinarlo.
Paso 6: ✂️ Aplica la retención de IRPF si corresponde
Qué hacer: Si prestas servicios profesionales (actividades del artículo 95 del Reglamento del IRPF) a una empresa o a otro autónomo que actúa como empresario, tienes que aplicar retención de IRPF.
El tipo general en 2026 es 15 %. Si llevas menos de 3 años ejerciendo la actividad, puedes aplicar el tipo reducido del 7 % (válido el año de alta y los dos siguientes).
La retención se aplica sobre la base imponible (antes de IVA) y se descuenta del total a pagar:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21 % | +210,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
Por qué: La retención la ingresa tu cliente en Hacienda en tu nombre. Si no la aplicas cuando debes, tendrás que pagarla tú en la renta.
Qué verás: Un campo de retención separado del IVA. En Holded y Anfix se configura por defecto en la ficha del autónomo/empresa para que se aplique automáticamente a cada nueva factura.
Las retenciones no aplican siempre: Si facturas a particulares (no empresarios), no aplicas retención. Tampoco si vendes productos físicos. Y si facturas a clientes de fuera de España, la situación varía — consulta con tu gestor.
Paso 7: ✅ Verifica los totales y el método de pago
Qué hacer: El bloque final de la factura debe mostrar de forma clara:
- Base imponible total
- Importe de IVA (desglosado por tipo si aplicas varios)
- Importe de retención IRPF (en negativo, restando)
- Total a pagar
Añade también:
- Forma de pago: transferencia bancaria, domiciliación, tarjeta, etc.
- IBAN si cobras por transferencia — esto evita emails de seguimiento del cliente preguntando a qué cuenta ingresa.
- Plazo de pago si es relevante:
"Pago a 30 días desde la fecha de emisión".
Por qué: Una factura sin IBAN o sin plazo claro alarga los cobros. Es información práctica, no solo legal.
Qué verás: Un resumen automático de totales calculado por la herramienta, más campos opcionales para condiciones de pago e información bancaria.
Paso 8: 🇪🇸 Cumple con Verifactu si usas software de facturación
Qué hacer: Desde 2025, el software de facturación en España debe cumplir con Verifactu (Reglamento de requisitos técnicos del software de facturación, aprobado por RD 1007/2023). Esto afecta a los programas que usan los autónomos, no a las facturas manuales en papel.
Si usas un programa de facturación, verifica que esté certificado Verifactu. Tanto Holded como Anfix han comunicado adaptación a este reglamento.
Si facturas desde una hoja de Excel o Word, técnicamente no estás sujeto al reglamento de software — pero estás usando un método muy vulnerable a errores y difícil de auditar.
Por qué: Usar software no adaptado a Verifactu puede acarrear sanciones. La AEAT está realizando inspecciones sobre el software de facturación usado por pymes y autónomos.
Qué verás: En Holded y Anfix, la adaptación a Verifactu es transparente para el usuario — no tienes que hacer nada adicional. El sistema genera internamente los registros necesarios.
⚠️ Errores comunes
La factura no tiene número correlativo o empieza desde 001 cada mes
Síntoma: Tu gestor o un cliente te avisa de que la numeración no es correcta.
Causa: Confundir la numeración mensual con la anual. La correlatividad obligatoria en España es dentro del año fiscal, no del mes. Reiniciar cada mes no es obligatorio y puede generar confusión.
Solución: Usa un formato tipo 2026-001 y continúa la secuencia todo el año. Si ya has emitido facturas con otro sistema, consulta a tu gestor si necesitas hacer una factura rectificativa o simplemente continuar la serie correctamente.
Has olvidado la retención y el cliente ya ha pagado
Síntoma: Revisas la factura tras el pago y ves que no pusiste retención.
Causa: Pasar por alto el campo de IRPF, especialmente cuando empiezas.
Solución: Emite una factura rectificativa (serie aparte, por ejemplo R-2026-001) que referencia la original y corrige el error. El cliente deberá ajustar el pago por la diferencia o compensarlo en la siguiente factura. Nunca modifiques una factura ya emitida y cobrada.
El cliente rechaza la factura porque falta su dirección fiscal
Síntoma: El departamento de compras de tu cliente devuelve la factura sin procesar.
Causa: Has usado el nombre comercial del cliente pero no su dirección fiscal registrada, o has omitido el CIF.
Solución: Pide siempre los datos fiscales completos antes de emitir la primera factura a un cliente nuevo. En Holded y Anfix puedes guardar la ficha completa del cliente para que se rellene automáticamente en futuras facturas.
Resultado final
Si has seguido todos los pasos, cada factura que emitas tendrá:
- ✅ Identificación completa de emisor y receptor con NIF
- ✅ Número correlativo sin saltos dentro del año
- ✅ Fechas de emisión y operación diferenciadas
- ✅ Descripción detallada de los conceptos
- ✅ IVA al tipo correcto para tu actividad
- ✅ Retención de IRPF aplicada si corresponde
- ✅ Totales desglosados y datos de pago claros
El siguiente paso lógico es automatizar la emisión para no tener que revisar estos campos manualmente cada vez. Te lo explicamos abajo.
🛠️ Herramientas que facilitan esto
Hacer facturas correctas a mano en Word o Excel es viable al principio, pero escala mal. A partir de 3-4 facturas al mes, un programa de facturación amortiza el tiempo invertido en configurarlo.
Holded y Anfix son las dos opciones más usadas por autónomos y pymes en España. Ambas tienen interfaz en español, soporte en español y están adaptadas a Verifactu.
Comparativa rápida para elegir
| Holded | Anfix | |
|---|---|---|
| Interfaz en español | ✅ | ✅ |
| Soporte en español | ✅ (chat + email) | ✅ (chat + email) |
| Verifactu | ✅ Adaptado | ✅ Adaptado |
| TicketBAI (País Vasco / Navarra) | Consultar | ✅ Incluido |
| Plan básico (precio orientativo) | No publican precio fijo — solicitar demo | No publican precio fijo — solicitar demo |
| Integración con contabilidad | ✅ Nativa | ✅ Nativa |
| App móvil para emitir facturas | ✅ | ✅ |
Sobre los precios: Ni Holded ni Anfix publican sus tarifas actualizadas de forma estable en web pública. Ambos trabajan con presupuesto personalizado según número de usuarios y módulos. Solicita demo directamente — el proceso es rápido y sin compromiso.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel como autónomo?
Sí, es legal. No hay obligación de usar un software específico para emitir facturas (salvo que tu volumen de facturación supere ciertos umbrales o que la normativa Verifactu te afecte directamente como software de facturación).
El problema práctico es el control: sin numeración automática, es fácil cometer errores correlativos. Y sin registro histórico, reconstruir un año fiscal para la renta se convierte en horas de trabajo.
¿Qué pasa si me olvido de poner el IVA en una factura?
Una factura sin IVA cuando debería llevarlo es una factura incorrecta. Tienes que emitir una factura rectificativa que anule la original y la sustituya por una correcta.
Si ya la has cobrado sin IVA, el IVA sigue siendo exigible — tendrás que liquidarlo igualmente en tu declaración trimestral. La solución es acordar con el cliente la forma de regularizarlo.
¿Cuándo tengo que aplicar retención del 7 % en vez del 15 %?
Puedes aplicar el 7 % si es el año en que te diste de alta como autónomo o alguno de los dos años siguientes, y si en ninguno de esos años has ejercido la misma actividad profesional anteriormente.
Para acogerte al 7 %, debes indicarlo expresamente en la factura. En la práctica, la mayoría de autónomos aplican el 15 % directamente para simplificar.
¿Las facturas a clientes de la Unión Europea llevan IVA?
Depende. Si facturas a una empresa (B2B) de otro país de la UE con CIF intracomunitario, la operación puede estar sujeta a la regla de inversión del sujeto pasivo y no llevar IVA español. Debes indicar en la factura: "Operación exenta. Inversión del sujeto pasivo. Art. 69 Ley IVA".
Si facturas a un particular europeo, la situación es diferente. Esto es suficientemente complejo como para que vale la pena consultarlo con tu gestor la primera vez.
¿Cada cuánto tiempo debo presentar el IVA de mis facturas?
Como autónomo, la periodicidad estándar es trimestral: modelos 303 (liquidación del IVA) y 130 o 131 (pago fraccionado de IRPF), con plazos en abril, julio, octubre y enero.
Los grandes empresarios (facturación superior a 6 millones de euros) presentan el IVA mensualmente. Para la mayoría de autónomos, el trimestral es suficiente.
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